POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

Cos'è la posta elettronica certificata

La posta elettronica certificata è un servizio di posta elettronica del tutto simile alla posta elettronica tradizionale a cui sono state aggiunte caratteristiche di sicurezza che forniscono agli utenti la certezza, a valore legale, dell'invio e della consegna dei messaggi e-mail al destinatario.

Con la tradizionale posta elettronica, infatti, non vi può essere certezza ne' dell'originalità del mittente, ne' dell'avvenuta consegna. Infatti i protocolli di comunicazione non prevedeono alcuna verifica che l'indirizzo email del mittente dichiarato nella mail coincida con l'effettivo mittente.
Ossia è possibile inviare mail e fare in modo che il destinatario veda come mittente qualsiasi indirizzo email.
Il servizio di posta elettronica certificata viene offerto da gestori autorizzati dalle entità governative secondo il Decreto Ministeriale 2 novembre 2005 pubblicato nella G.U. del 15 Novembre 2005. I gestori devono garantire specifici requisiti di sicurezza del sistema e mantenimento dei dati, indispensabili per l'affidabilità del tracciamento delle email, dell'autenticità del mittente, dell'avvenuta spedizione, dell'avvenuta consegna, e dell'autenticità del destinatario. Le ricevute sono dei file a firma digitale che possono essere conservati nel proprio pc o su supporto fisso (masterizzandoli in un CD o DVD). Inoltre il gestore ha l'obbligo di conservazione di copia di tali file per un periodo minimo di 30 mesi, durante il quale il titolare dell'indirizzo di posta elettronica certificata può richiederne una copia.

Vantaggi per le Aziende

I vantaggi per le aziende derivano fondamentalmente dai seguenti due punti:
1. La posta certificata ha valenza legale ed è opponibile a terzi (si può dimostrare in qualunque momento di aver inviato un determinato messaggio tramite posta elettornica certificata, semplicemente presentando la ricevuta di avvenuta spedizione. Con un normale servizio di posta elettronica non vi è modo diretto di dimostrare l'avvenuto invio di una mail. La stampa della mail effettuata dal proprio client non ha alcuna valenza in quanto può essere contraffatta con semplicità).
2. La legge stabilisce una serie di obblighi per la Pubblica Amministrazione semplificativi per le aziende che utilizzano la Posta Certificata (vedi sotto).

I vantaggi sono presenti nel seguente elenco:

• Riduzione della documentazione cartacea
• Gestione della corrispondenza con software senza necessità di scansionare documenti
• Abbattimento delle spese postali per Raccomandate
• Semplificazione delle pratiche amministrative con la Pubblica Amministrazione
• Presentazione delle pratiche e pagamenti online (riduzione tempo speso in coda agli uffici)
• Comunicazione via mail con fornitori/clienti/altri attori opponibili a terzi in sede legale

Una importante differenza rispetto ad una normale raccomandata RR sta nel fatto che con la posta elettronica anche il contenuto del messaggio stesso viene certificato ed è opponibile a terzi (con una raccomandata RR il ricevente può sempre dichiarare che la busta era vuota o il contenuto differente da quanto dichiarato dal mittente) .
Art. 6 Comma 4 del DPR 11 febbraio 2005: "La ricevuta di avvenuta consegna può contenere anche la copia completa del messaggio di posta elettronica certificata consegnato secondo quanto specificato dalle regole tecniche di cui all'articolo 17." Molti tra gli enti certificatori includono il messaggio stesso nella ricevuta di avvenuta consegna.

I limiti della Posta Elettronica Certificata

In prima istanza, una casella di posta elettronica certificata NON può ricevere comunicazioni da parte di una casella di posta non certificata.

Inoltre, al fine di poter inviare tramite posta elettronica una comunicazione che abbia valenza di Raccomandata con Ricevuta di Ritorno, è necessario che sia il mittente sia il destinatario utilizzino una casella di posta elettronica certificata.
Sono poche le aziende o i privati che in questo momento dispongono di una casella di posta elettronica certificata: la comunicazione con una casella di posta non certificata è asssibilabile alla Raccomandata semplice.
Le PA invece sono obbligate a disporre di un indirizzo di posta elettronica certificata, anche se ad oggi sono ancora molte le PA che non si sono adeguate alla normativa. (vedi sotto)

Come si usa la casella di Posta Elettronica Certificata

La casella di Posta Elettronica Certificata si utilizza come una normale casella di posta elettronica.
Le ricevute di avvenuta spedizione ed avvenuta consegna sono semplici mail che si ricevono dal sistema, con degli allegati che rappresentano il messaggio originale ed i dati di certificazione (mittente, destinatario, data, ora).

Come attivare la Posta Elettronica Certificata

IdeaWeb offre servizi di consulenza, amministrativi e di configurazione di caselle di Posta Elettronica Certificata. Se siete interessati a saperne di più, o ad un preventivo per l'attivazione di una o più caselle di Posta Elettronica Certificata, inviate una richiesta informazioni e sarete ricontattati al più presto.

Alcune informazioni generiche sugli indirizzi di Posta Elettronica Certificata

Per attivare una casella di posta elettronica certificata è necessario rivolgersi ad uno degli enti autorizzati a fornire tale servizio.
Vi è un elenco di pubblici gestori istituito per legge, disponibile presso il sito istituzionale preposto CNIA. Elencando alcune società tra le più note, figurano FASTWEB, IN.TE.SA e Poste Italiane.
Valgono le seguenti regole:
1. Un dominio di posta elettronica certificata può essere di secondo o di terzo livello
2. Tutte le caselle di posta elettronica di un dominio certificato devono essere caselle certificate
Ne consegue che nella maggior parte dei casi non è mai possibile convertire il proprio indirizzo di posta in un indirizzo di posta elettronica certificata. Gli indirizzi di posta xxx@libero.it, xxx@virgilio.it, xxx@tin.it, xxx@gmail.com non sono convertibili in posta certificata.

I vari gestori offrono una o più delle seguenti opzioni:
- attivazione di una casella su nome dominio proposto dal gestore (l'utente sceglie solamente la parte a sinistra della chiocciola) : es. XXX@postecert.it, oppure XXX@pec.certmail.it
- attivazione di una casella su proprio dominio certificato di secondo livello (l'utente sceglie sia la parte a sinistra che a destra della chiocciola: es XXX@YYYY.it, ovviamente il dominio deve essere disponibile)
- attivazione di un dominio di terzo livello certificato (l'indirizzo risulta quindi XXX@ZZZ.YYYY.it)

Poste Italiane ad esempio offre il servizio di posta elettronica certificata. L'indirizzo che viene fornito è del tipo XXX@postecert.it, dove "XXX" può essere scelto dal richiedente.

LA NORMATIVA

Raccomandata semplice e raccomandata RR (Raccomandata con Avviso di Ricevimento)

Nel quotidiano si è abituati alle due seguenti modalità di comunicazione formale: Raccomandata Semplice e Raccomandata con Ricevuta di Ritorno.

In prima istanza l'equivalenza della POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA e RACCOMANDATA viene stabilito dall' art. 14 del DPR 445 del 28 dicembre 2008: "La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalita' che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge. "
L'art. 1 del DPR 11 febbraio 2005 infatti definisce (punto g) "Posta Elettronica Certificata: ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici" - ossia la PEC è una modalità telematica che assicura l'avvenuta consegna.

In seconda istanza vediamo come la normativa sulla Posta Elettronica Certificata inquadra questi due istituti. E' necessario analizzare più articoli e darne una interpretazione:
Art. 3 Comma 1 del DPR 11 febbraio 2005:"[...]Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore."

Art. 4 Comma 6 del DPR 11 febbraio 2005: "La validità della trasmissione e ricezione del messaggio di posta elettronica certificata e' attestata rispettivamente dalla ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna, di cui all'articolo 6."

Art. 6 Comma 1 del DPR 11 febbraio 2005: "Il gestore di posta elettronica certificata utilizzato dal mittente fornisce al mittente stesso la ricevuta di accettazione nella quale sono contenuti i dati di certificazione che costituiscono prova dell'avvenuta spedizione di un messaggio di posta elettronica certificata."

Viene definita la fattispecie di "documento spedito dal mittente" e di "documento consegnato al destinatario". La prova dell'avventua spedizione è definita come "Ricevuta di accettazione", mentre la prova dell'avvenuta consegna è definita "Ricevuta di avvenuta consegna".
Perchè sono state previste 2 differenti ricevute, una che attesta l'invio di un messaggio, ed una che attesta l'avvenuta ricezione?
La risposta risiede nell'esigenza di tradurre in forma elettronica i servizi di Raccomandata Semplice e Raccomandata RR, anche e soprattutto dal momento che la legge e la PA stessa obbliga cittadini ed istituzione all'utilizzo di entrambe le forme di comunicazione.
Laddove vi sia l'obbligo di dare comunicazione tramite Raccomandata semplice, al mittente è richiesto di farsi carico della spedizione di un documento e poterne provare l'avvenuta spedizione. Con la Raccomandata semplice la prova è data dalla ricevuta rilasciata dall'ufficio postale al momento dell'invio.
Nel caso di posta elettronica certificata, tale ricevuta è la "ricevuta di accettazione", ossia un file che il mittente riceve non appena inviata una mail da una casella di posta elettronica certificata.
Laddove vi sia l'obbligo di dare comunicazione tramite Raccomandata RR, al mittente è richiesto di farsi carico della avvenuta ricezione del documento da parte del destinatario. Per questo è prevista la Raccomandata RR: il mittente riceve una cartolina, firmata dal destinatario, che attesta che il destinatario ha ricevuto il documento (l'avviso di ricevimento).
Nel caso di posta elettronica certificata, tale ricevuta è la "ricevuta di avvenuta consegna", ossia un file generato dal gestore di posta elettronica certificata del destinatario.
Si può schematizzare il tutto nel seguente schema:

E' fondamentale la seguente considerazione.
Il rile "Ricevuta di Accettazione" viene rilasciato dal gestore di posta elettronica certificata del MITTENTE.
Il rile "Ricevuta di Avvenuta consegna" viene rilasciato dal gestore di posta elettronica certificata del DESTINATARIO.
Ciò significa che se il destinatario ha una casella di posta normale, non certificata, ai fini legale un invio dalla propria casella di posta elettronica certificata può avere solamente la valenza di Raccomandata semplice, e non può avere la valenza di Raccomandata Ricevuta di Ritorno.

Gli obblighi della Pubblica Amministrazione

Il codice dell'amministrazione digitale, emanato con Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, precisa i diritti che il cittadino e le imprese hanno nei confronti della Pubblica Amministrazione. Il codice è entrato in vigore il 1 gennaio 2008.

Abolito obbligo documentazione cartacea

Art. 3. - Diritto all'uso delle tecnologie
1. I cittadini e le imprese hanno diritto a richiedere ed ottenere l'uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni centrali e con i gestori di pubblici servizi statali nei limiti di quanto previsto nel presente codice.
I privati e le imprese hanno diritto di usare le comunitecnologie informatiche per tutti i rapporti con qualsiasi amministrazione dello stato. la PA o i gestori di pubblico servizio non potranno più obbligare i cittadini a recarsi agli sportelli per presentare documenti cartacei, per firmare fisicamente domante o istanze, per fornire chiarimenti. Per tutto questo deve essere sempre e dovunque disponibile un canale digitale sicuro, certificato e con piena validità giuridica che permetta di dialogare con la P.A. dal proprio computer.

Diritto accesso telematico a tutti gli atti

Art. 4. - Partecipazione al procedimento amministrativo informatico
1. La partecipazione al procedimento amministrativo e il diritto di accesso ai documenti amministrativi sono esercitabili mediante l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione secondo quanto disposto dagli articoli 59 e 60 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
In particolare i cittadini e le imprese hanno diritto di accedere a tutti gli atti che li riguardano e di partecipare a tutti i procedimenti in cui sono coinvolti tramite il WEB. Tutte le amministrazioni devono quindi organizzarsi per rendere disponibili agli interessati documenti, atti e procedimenti, in modo sicuro e trasparente, in formato digitale.

Diritto al pagamento in forma digitale

Art. 5. - Effettuazione dei pagamenti con modalità informatiche
1. A decorrere dal 30 giugno 2007, le pubbliche amministrazioni centrali con sede nel territorio italiano consentono l'effettuazione dei pagamenti ad esse spettanti, a qualsiasi titolo dovuti, con l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione.
A decorrere dal 30 giugno 2007 i cittadini e le imprese avranno il diritto di effettuare qualsiasi pagamento verso le pubbliche amministrazioni centrali tramite WEB. Non sarà quindi più necessario alcun passaggio materiale di denaro ne' tanto meno fare file in banca o alla posta.

Diritto all'utilizzo della posta elettronica certificata

Art. 6. - Utilizzo della posta elettronica certificata
1. Le pubbliche amministrazioni centrali utilizzano la posta elettronica certificata, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata.
2. Le disposizioni di cui al gomma 1 si applicano anche alle pubbliche amministrazioni regionali e locali salvo che non sia diversamente stabilito.

Diritto a trovari online tutti i moduli

Art. 57. - Moduli e formulari
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono a definire e a rendere disponibili anche per via telematica l'elenco della documentazione richiesta per i singoli procedimenti, i moduli e i formulari validi ad ogni effetto di legge, anche ai fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle dichiarazioni sostitutive di notorietà.
2. Trascorsi ventiquattro mesi dalla data di entrata in vigore del presente codice, i moduli o i formulari che non siano stati pubblicati sul sito non possono essere richiesti ed i relativi procedimenti possono essere conclusi anche in assenza dei suddetti moduli o formulari.
Entro due anni - e quindi dal primo gennaio 2008 - i cittadini e le imprese hanno diritto a trovare nel WEB tutti i moduli ed i formulari e tutti i documenti rilevanti per qualsiasi pratica verso le pubbliche amministrazioni. I moduli o i formulari che non siano stati pubblicati sul sito non possono essere richiesti ed i relativi procedimenti possono essere conclusi anche in assenza dei suddetti moduli o formulari.

Siti delle pubbliche amministrazioni

Art. 53. - Caratteristiche dei siti
1. Le pubbliche amministrazioni centrali realizzano siti istituzionali su reti telematiche che rispettano i principi di accessibilità, nonche' di elevata usabilità e reperibilità, anche da parte delle persone disabili, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità dì consultazione, qualità, omogeneità ed interoperabilità. Art. 54.
Contenuto dei siti delle pubbliche amministrazioni
1. I siti delle pubbliche amministrazioni centrali contengono necessariamente i seguenti dati pubblici:
[...]
d) l'elenco completo delle caselle di posta elettronica istituzionali attive, specificando anche se si tratta di una casella di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68; f) l'elenco di tutti i bandi di gara e di concorso;
[...]
2. Le amministrazioni che già dispongono di propri siti realizzano quanto previsto dal comma 1 entro ventiquattro mesi dalla data di entrata in vigore del presente codice.
[...]
4. Le pubbliche amministrazioni garantiscono che le informazioni contenute sui siti siano conformi e corrispondenti alle informazioni contenute nei provvedimenti amministrativi originali dei quali si fornisce comunicazione tramite il sito.

Entrata in vigore del codice

Art. 76. - Entrata in vigore del codice
1. Le disposizioni del presente codice entrano in vigore a decorrere dal 1° gennaio 2006.

La normativa di riferimento

L'elenco della normativa completa a cui si è fatto riferimento.

• Decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n° 445 - Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa
• Decreto del Presidente della Repubblica dell'11 febbraio 2005, n° 68 - Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata
• Decreto legislativo del 7 marzo 2005, n° 82 - Codice dell'amministrazione digitale

Pagina aggiornata il 17 aprile 2010